Attualmente le aziende stanno muovendo i loro passi verso la semplificazione dei processi organizzativi attraverso l’utilizzo di sistemi utili a incrementare la loro produttività e la loro competitività del panorama del mercato di riferimento.
L’attenzione al risparmio dei costi produttivi si inserisce all’interno di innumerevoli attività mosse in tal senso, tra le quali si evidenzia l’utilità dell’Archiviazione Sostitutiva, messa in atto da esperti del settore in grado di dare supporto alle aziende private e della pubblica amministrazione, nell’affrontare oneri e rischi legati all’attuazione della dematerializzazione dei documenti cartacei.
In cosa consiste la Conservazione o Archiviazione Sostitutiva?
La Conservazione Sostitutiva, mette in pratica una vera e propria trasformazione dei documenti fiscali o delle fatture, che da cartacei diventano digitali. Una trasformazione che richiede non solo competenze informatiche ma anche legali, per questo motivo per attuarla è richiesta la presenza di figure esperte e appositaente formate.
Attraverso tale procedura, regolamentata dalla normativa italiana, si vuole offrire la possibilità di organizzare i documenti elettronici, che acquisiscono reale valore legale e probatorio, grazie al rispetto di specifiche condizioni, che, oltretutto, favoriscono la riduzione di costi di stampa, di archiviazione, del bollo, etc, sia per le aziende private che per quelle della pubblica amministrazione.
Attraverso il rispetto di specifiche norme giuridiche, l’Archiviazione elettronica documentale viene messa in pratica in seguito all’apposizione della firma digitale o grafometrica e della marca temporale, elementi che rendono il documento realmente autentico, integro, affidabile, leggibile e reperibile.
Le tre fasi logiche dell’Archiviazione Sostitutiva
Alla base della conservazione digitale si trovano le seguenti fasi logiche: il versamento, l’archiviazione e la distribuzione.
Per versamento si vuole fare intendere il passaggio della documentazione cartacea dal produttore al responsabile della procedura di archiviazione, il quale procederà a “versare” la documentazione all’interno del sistema di conservazione. Questa fase prevede oltre al trasferimento anche la verifica dei requisiti tecnici e normativi e la produzione di un “rapporto di versamento” firmato.
Successivamente avviene l’archiviazione, dove i “pacchetti di versamento” vengono propriamente trasformati e sottoposti alla visura delle regole previste dal sistema di conservazione, segue l’apposizione della firma da parte del responsabile e la marca temporale, per attestarne la realizzazione della fase.
Per finire, viene effettuata la distribuzione dei documenti digitali, predisposti appositamente per dare risposta a una richiesta o a una ricerca, e anche in questo passaggio è necessaria la firma del responsabile della conservazione.
Analizziamo la figura del responsabile della Conservazione Sostitutiva
Si tratta di una figura centrale per questo processo, ed è prevista per legge la sua presenza. Il responsabile della procedura controlla tutte le attività e talvolta è rappresentato da un referente interno, altre volte è un outsourcer, quindi un esperto esterno all’azienda.
Il responsabile della Conservazione ha specifici doveri e responsabilità che rispondono alla regolamentazione prevista nell’articolo 7 comma 1 del DPCM del 3 dicembre 2013 relativo alle “regole tecniche in materia di sistemi di conservazione”.
Conviene convertire la carta in file con l’Archiviazione Sostitutiva?
La dematerializzazione e la gestione elettronica dei documenti garantisce maggiore efficienza e controllo, infatti, in questo modo è più facile evitare ridondanze o errori che possono capitare con la gestione manuale. La maggior parte dei documenti prodotti in azienda sono cartacei e con la dematerializzazione, si otterrebbe un risparmio di costi di stampa e archiviazione non indifferente.
Gestionali e CMS (Content Management System) diventano fondamentali per la gestione documentale digitale e tramite essi viene facilitato il trattamento di informazioni, procedure, protocolli, attività di recupero, gestione, condivisione e ricerca dei dati e delle informazioni. Il sistema di conservazione digitale è il prossimo passo verso la semplificazione dei processi aziendali.